sistem imformasi akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi Sebagai sebuah sistem, akuntansi adalah sistem pengolahan tertua dan paling penting sebuah organisi. Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari berbagai unsur-unsur utama. Keberadaan semua unsur utama dalam sebuah sistem adalah sangat penting. Kelemahan salah satu unsur saja mengakibatkan sistem tersebut menjadi cacat atau tidak akan berfungsi dengan baik. Komponen pokok sistem akuntansi tersebut antara lain adalah ; Laporan, Catatan atau pembukuan, Dokomen Input, Prosedur dan Kontrol. LAPORAN Seperti telah dibahas pada bab sebelumnya laporan merupakan output sebuah sistem akuntansi. Sistem akuntasi yang baik harus mampu menghasilkan laporan yang berisisikan informasi yang digunakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan, baik manajemen maupun pihak luar perusahaan. Setiap laporan lazimnya terdiri dari unsur-unsur ; kepala laporan, isi laporan, dan kadang-kadang dilengkapi dengan pengesahan laporan. Kepala laporan dimulai dengan nama perusahaan atau entitas yang menyiapkan laporan, tanggal atau periode laporan. Isi laporan harus dibuat sedemikian rupa sehingga dapat dibaca dan dimengerti dengan mudah. Pada bab ini pemabahasan laporan akan dikelompokkan menjadi dua yaitu pertama laporan keuangan untuk umum dan kedua laporan untuk manajemen. a. Laporan keuangan untuk umum Laporan keuangan untuk umum pembuatannya gharus disesuaikan dengan Prinsip-prinsip akuntansi yang lazim. Prinsip-prinsip akuntansi yang lazim ini di Indonesia telah kodifikasikan oleh Ikan Akuntansi Indonesia, yang pada dulu diterbitkan dengan judul Prinsip Akuntansi Indonesia, sekarang setelah diadakan perubahan besar-besaran diterbitkan dengan judul Standar Akuntansi Keuangan. Laporan Keuangan utnuk umum ini terdiri dari antara lain Neraca, Laporan Laba Rugi, Laporan Perubahan Modal dan Laporan Arus Kas. Format dari masing-masing laporan tersebut akan sangat dipengaruhi oleh bentuk badan usaha dan jenis usaha dari perusahaan yang bersangkutan. 1) Neraca Neraca adalah laporan yang menggambarkan tetang posisis keuangan suatu perusahaan, sehingga laporan ini sering juga disebut dengan laporan perubahan posisi keuangan. Dalam neraca disajikan posisi aktiva, hutang dan modal perusahaan pada tanggal tertentu, yang lazimnya pada akhir suatu periode akuntansi, akhir bulan atau akhir tahun. Unsur aktiva pada perusahaan dagang dan pabrikan lazim dikelompokkan menjadi Aktiva Lancar, Investasi Jangka Panjang, Aktiva Tetap, Aktiva Tidak Berujud dan Aktiva Lain-lain. Hutang dikelompokkan menjadi Hutang Lancar, Hutang Jangka Panjang dan Hutang Lain-lain. Sedangkan pelaporan modal tergantung pada bentuk badan usaha yang bersangkutan. Pada perusahaan perseorangan modal lazimnya hannya ada satu yaitu Modal Fulan. Pada perusahaan Persekutuan modal sajikan terpisah untuk masing-masing sekutu. Pada perusahaan yang berbadan hukum perseroan terbatas modal dikelompokkan menjadi modal yang bersal dari pemegang saham (modal disetor) dan laba ditahan. Image 2) Laporan Laba Rugi Laporan laba rugi menggambarkan hasil usaha perusahaan dalam satu periode. Format dan isi laporan ini dipengaruhi oleh jenis usaha perusahaan yang bersangkutan. Laporan Laba Rugi hendaknya disusun sedemikian rupa sehingga menggambarkan dengan jelas pendapatan dari usaha utama perusahaan, harga pokok produk atau jasa yang dijual, laba bruto, biaya usaha, laba usaha, pendapatan dan biaya lain-lain, laba bersih sebelum pajak penghasilan, pajak penghasilan, Laba setelah pajak penghasilan. 3) Laporan Laba Ditahan Laporan laba ditahan menggambarkan perubahan laba yang belum dibagikan kepada pemegang saham pada perusahaan perseroan terbatas. Laporan ini dapat disatukan dengan Laporan Laba Rugi. 4) Laporan Arus Kas Image Laporan ini melaporkan aruskan perusahaan selama periode tertentu. Dalam laporan ini harus tergambar sumber dan penggunaan kas selama periode yabersangkutan. Sumber dan penggunaan kas tersebut harus dipisahkan menjadi tiga kelompok yaitu; arus kas aktivitas usaha, arus kas aktivitas investasi, dan arus kas aktivitas pendanaan. b. Laporan Untuk Manajemen Untuk membuat perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian usaha selalu membutuhkan informasi, tak peduli level atau tingkat dan fungsi usaha yang mereka emban. Sumber utama informasi tersebut adalah sistem akuntansi perusahaan. Semua informasi yang dihasilkan oleh sistem akuntansi ini diujutkan dalam bentuk laporan. Laporan yang dibuat khusus untuk memenuhi kepentingan manajemen ini tidak perlu disiapkan sesuai dengan prinsip atau standar akuntansi yang diterima umum. Jenis, format dan isinya harus disesuaikan dengan keperluan. Sama halnya dengan laporan keuangan untuk umum laporan khusus untuk manajemen ini sebaiknya juga terdiri dari tiga unsur bagian kepala laporan, isi laporan, dan pengesahan atau yang bertanggung jawab atas laporan tersebut. Kepala laporan juga berisikan identitas entiti atau bagian yang menyiapkan laporan, nama laporan, tanggal atau periode laporan. Dalam penyajian isi laporan harus dibuat sedemikian rupa sehingga laporan tersebut jelas, mudah dibaca dan dimengerti, dan yang peling penting sesuai dengan tujuan atau relevan dengan keputusan yang akan dibuat. Untuk menghasilkan laporan yang baik tersebut sedapat mungkin dibuat dalam bentuk matriks dan informasinya dikelompokkan dan masing-masing kelompok jika diperlukan dipisahkan menjadi sub kelompok. Laporan harus disusun atas dasar logika tertentu misalnya dimulai dengan angka yang paling besar terlebih dulu disusul dengan jumlah yang lebih kecil atau dimulai dengan pos yang paling penting disusul dengan pos yang kurang penting terakhir pos yang tidak penting. Penyajian laporan dapat juga diintegrasikan dengan prinsip manajemen atas dasar penyimpangan (management by exception) dengan mengatur isi dan urutan penyajian informasi dalam laporan. Jika perusahaan memiliki standar atau anggaan misalnya untuk biaya maka laporan dapat menyajikan penyimpangan atau isi laporan dapat dibatasi untuk biaya yang menyimpang atau melebihi anggaran atau standar yang telah ditetapkan, atau urutan pelaporan disesuaikan dengan tingkat penyimpangan yang terjadi, maka biaya yang paling besar penyimpangannnya dilaporkan paling atas disusul dengan biaya yang penyimpangannya lebih kecil. CATATAN ATAU PEMBUKUAN Ada dua catat-catatan utama dalam yang selalu ada dalam setiap sistem akuntansi manual, yaitu ledger dan jurnal. Ledger terdiri dari ledger umum dan ledger pembantu. Karena ledger pembantu sering dibuat dalam bentuk lembaran terpisah maka ledger pembantu ini sering pula disebut dengan kartu pembatu. Ledger merupakan kumpulan dari perkiraan-perkiraan (account), sehingga ledger umum merupakan kumpulan perkiraan-perkiraan umum dan ledger pembantu merupakan kumpulan dari perkiraan-perkiraan pembantu. Pada sistem akuntansi berbasis komputer catatan atau pembukuan terdiri dari file-file komputer, yang biasa dipisah menjadi modul-modul. Modul general ledger sebagai catan akuntans pokok dan ditambah dengan modul lain sebagai pengganti buku pembantu pada simtem akuntansi manaual. Seperti modul piutang, modul utang dan sebagainya. File-file catatan akuntansi ini dapat dikelompokkan menajdi master file dan transaktion file ditambah file pendukung yang sering disebutsebagai reference file. Master file merupakan kumpulan dari perkiraan atau accounts, setiap accounts akan menjadi sebuah record dalam master file account yang bersngkutan. Antara modul general ledger dan mudul pendukung dapat terintegrasi maupunt terpisah. Jika terintegrasi modul pendukung dibuat untuk masing-masing jenis transakasi seperti modul penerimaan kas, modul pengeluaran kas, modul penjualan kredit, modul pembbelian kredit dan sebagainya sesuai dengan kebutuhan, dan transaksi akan diproses melalui modul pendukung yang secara otomatis mengupdate modul general ledger. Chart of Accounts dan Nomor Kode Perkiraan atau account dalam sistem yang berbasis komputer saat ini dapat di definisikan sebagai kesatuan terkecil dari objek akuntansi yang perlu dilaporkan dan dicatat dalam catatan akuntansi. Cahart of Accounts adalah daftar semua perkiraan yang digunakan yang disertai dengan nomor kode. Ketersediaan chart of accounts yang lengkap dan baik akan sangat membantu dalam pencatatan dan penyusunan laporan. Chart of accounts semakin penting pada sistem akuntansi berbasis komputer karena pencatatan pada sistem komputer didasarkan pada nomor kode. Kode dapat dalam bentuk angka, huruf maupun gabungan antara angka dan huruf. Penggunaan kode yang tepat dalam akuntansi akan sangat bermamfaat, terutama pada waktu melakukan pencatatan, posting maupun pada waktu menyiapkan laporan. Nomor kode harus permanen, perubahan nomor kode suatu perkiraan akan sangat menyulitkan karena harus mungubah semua data yang telah ada. Ada banyak teknik yang dapat digunakan untuk membuat nomor kode perkiraan diantaranya adalah kode urut, kode blok dan kode kelompok, berikut ini akan dibahas masing-masing cara pembuatan tersebut. a. Kode urut Kode urut adalah cara yang sangat sederhana dalam pembuatan kode perkiraan. Dengan metode ini semua perkiraan diurut sesuai dengan tampilannya dalam laporan keuangan; neraca dan laporan rugi laba, kemudian semua perkiraan diberi kode sesuai dengan urut tampilnya dalam laporan keuangan tersebut. Jadi dengan metode ini kas akan diberi nomor urut satu disusul dengan perkiraan dibawah kas misalnya surat berharga dengan kode 2, demikian seterusnya. b. Kode Blok Untuk membuat kode blok perkiraan harus kita kelompokan terlebih dahulu, kemudian masing-masing kelompok diberi rang atau blok kode tertentu. Neraca (1-200) Aktiva (1-100) Aktiva lancar (1-50) Kas 1 Surat Berharga 4 Wesel Tagih 6 Piutang Usaha 7 Penyisihan Piutang Taktertagih 8 Investasi (51-50) Investasi Saham (51-55) Investasi Saham A 51 Aktiva Tetap (56-70) Tanah 56 Aktiva Tidak Berujud (71-80) Aktiva Lain-lain (81-100) Hutang dan Modal (101-200) Hutang (101-150) Hutang Lancar (101-150) Hutang Jangka Panjang (150-175) Hutang lain-lain (180-190) Modal (190-200) Laba Rugi (201-400)